Peran Frontliner bagian penerimaan untuk Laundry

1. Pendahuluan

Pada artikel kali ini kita akan membahas beberapa hal tentang pentingnya frontline atau disebut bagian penerimaan pada industri laundry. Kenapa kita bilang ini penting, karena dengan adanya frontline di usaha laundry yang kita miliki ini, akan banyak memberikan manfaat pada perkembangan usaha laundry yang kita jalani. Karena frontline bisa merangkul pelanggan yang datang kembali ke outlet kita, selain itu pula frontline ini juga bisa menjadi garda terdepan dalam pelayanan terhadap konsumen.

Bagian penerimaan juga mempunyai peran penting dalam memberikan informasi penting pada konsumen, karena front office merupakan jantung laundry dimana tempat tamu pertama kali memperoleh informasi. Konsumen yang datang ke outlet kita ingin mencari kepercayaan dan kenyamanan terhadap baju-baju mereka.

Frontliner haruslah dibarengi dengan penampilan dan pelayanan yang baik oleh personalnya. Karena bidang usaha yang kita geluti ini merupakan jasa, terlebih pada jasa laundry atau lebih dikenal dengan usaha atau orang yang bergerak dibidang pencucian dan penyetrikaan baju. sehingga selain rapi dan bersih, pelayanan penerimaan menjadi poin penting yang kita tonjolkan.

frontliner sebagai penghubung antara konsumen dengan tim produksi

2. Fungsi frontliner untuk bisnis laundry

Hampir semua kegiatan yang ada di bagian penerimaan (front office) berhubungan dengan pelanggan, baik secara langsung maupun tidak langsung. Oleh sebab itu Front office memiliki fungsi dan peranan penting dalam usaha laundry yang kita jalankan. Fungsi dari front office itu sendiri adalah sebagai berikut :

Menjual layanan jasa laundry
b. Menyambut dan mendaftar pelanggan yang akan memasukkan laundry
c. Memasukkan orderan pada sistem
d. Memantau perkembangan orderan dari pelanggan
e. Menyiapkan nota pembayaran pelanggan
f. Melayani dan memberikan informasi serta permintaan pelayanan lainnya
g. Melayani, menampung, menyelesaikan keluhan pelanggan
h. Melakukan kerja sama yang baik dengan operator cuci dan setrika untuk kelancaran proses produksi laundry.
Peran Frontliner untuk bisnis Laundry

Adapun tim Penerimaan mempunyai macam – macam peran. Ada 7 peran penting dari Frontliner di bisnis laundry, antara lain :
a. Merupakan Wakil dari Owner (Owner Representative), dalam keadaan tertentu frontliner dapat berperan sebagai wakil dari owner, seperti menyelesaikan masalah tertentu seperti komplain tentan cucian yang biasanya diselesaikan oleh pihak manajemen laundry.

Orang yang Mampu Menjual (Sale Person), setiap mereka yang berada di frontliner diharuskan mampu dan memiliki jiwa Salesmanship, karena pada frontliner ini lebih banyak berhubungan dengan pelanggan dibandingkan tim produksi.
Pemberi Informasi (Information Giver), tim yang berada di penerimaan diharapkan mampu memberikan keterangan yang jelas dan benar tentang layanan laundry.
Penyimpan Data (Record Keeper), tim Penerimaan merupakan sumber dan pusat penyimpanan data dalam kegiatan-kegiatan sehari-hari di laundry. bagian frontliner bertugas mencocokan data transaksi dengan uang fisik yang ada di kasir, mencatat berapa bayak pelanggan yang masuk, mencatat jumlah cucian yang masuk, hingga mencatat keluhan dan masukan dari pelanggan terkait jasa laundry.
Dapat Melakukan Tindakan Secara Diplomatis (Diplomatic Agent), tim Penerimaan mampu melakukan tindakan secara diplomatis yaitu menjaga dan menetralisir suasana hubungan baik dengan pihak lain yang berhubungan dengan outlet terutama dengan konsumen.
Pemecah Masalah (Problem Solver), sebagai penghubung, frontliner merupakan tempat untuk menyelesaikan masalah pelanggan, terutama keluhan-keluhan pelanggan terkait layanan jasa laundry.
Sebagai Koordinator Kegiatan Pelayanan (Service Coodinator), frontliner juga berperan sebagai koodinator pelayanan informasi dan kegiatan tim lain di komunikasikan melalui frontliner.

Meja penerimaan frontliner yang rapi mempermudah pelayanan pada pelanggan laundry

4. Manfaat keberadaan Frontliner untuk bisnis laundry kita

Hal yang paling menjadi cerminan untuk menggambarkan seperti apa pelayanan laundry kita adalah dari peran frontline yang kita miliki. Mungkin dari banyak pengusaha laundry masih banyak masih yang mengabaikan hal ini, atau beberapa fakta di lapangan bahwa pengusaha laundry menempatkan tim atau orang produksi menjadi bagian dari frontline. Tidak ada salahnya juga dengan penempatan tersebut, akan tetapi lebih maksimal lagi apabila ada tim khusus untuk penerimaan atau disini kita sebut sebagai frontline. Hal ini bisa memaksimalkan hasil produksi, karena mereka bisa fokus untuk mencuci atau setrika.

Jadi mereka (tim produksi) tidak perlu mondar-mandir ke meja penerimaan saat ada pelanggan outlet yang datang untuk memasukkan atau mengambil laundrynya. Karena peran tersebut sudah diberikan kepada frontline yang kita sediakan. Untuk menjadikan pelayanan pada laundry kita maksimal, perlu dipahami pula oleh laundrypreneur adanya siklus dalam pelayanan baik itu saat penerimaan maupun pengambilan cucian. Hal ini bertujuan untuk memberi kesan dalam keseluruhan pelayanan atau sering disebut dengan Moment of Truth/MOT. Dengan demikian, penyusunan siklus pelayanan ini dapat dimulai dengan apa yang menjadi ekspektasi dari pelanggan, untuk mengetahui hal ini bisa dimulai dengan bertanya secara langsung, bisa melalui survei formal dan sistematis maupun survei informal dan tidak sistematis.

5. Peran Frontliner dengan tim lain pada bisnis Laundry

Dalam dunia laundry, tim frontliner ini juga bekerja sama dengan tim lain juga yaitu tim produksi baik itu tim setrika ataupun tim cuci. Karena tim frontliner ini tidak dapat bekerja secara individual, seperti pada beberapa kasus berikut

Pakaian yang luntur, minta untuk dicuci secara terpisah
Kemeja/Kaos warna putih untuk disikat pada bagian kerah
Beberapa pakaian minta didahulukan karena akan dipakai, seperti seragam kerja atau sekolah

Nah seperti pada beberapa kasus diatas ini tentu tim penerimaan (frontliner) haruslah berkoordinasi dengan tim produksi, baik itu tim setrika atau tim cuci untuk menyelesaikan catatan khusus dari pelanggan ini. Hal ini juga demi menciptakan MOT pada pelanggan. Moment of Truth (MOT) ini adalah peluang untuk meningkatkan kepercayaan, meningkatkan kualitas, membangun identitas merek, dan meningkatkan loyalitas pelanggan pada laundry kita.

6. Efisiensi peran Frontliner pada bisnis Laundry

Selain beberapa upaya yang dilakukan pada uraian diatas, mungkin untuk melakukan efisiensi pekerjaan, kita juga bisa meminta tim Penerimaan (frontliner) untuk melakukan kegiatan administrasi pada outlet. Sekarang kegiatan tersebut tidaklah sulit, karena pengoperasiaannya pun dapat dilakukan melakukan smartphone pribadi dari masing-masing karyawan atau smartphone outlet. Pengaruh Go-Digital yang saat ini cukup masive juga berdampak pada industri laundry, sehingga ini lebih memudahkan kita dalam melakukan pembagian pekerjaan. Selain itu juga untuk sistem yang kita jalankan pun sekarang banyak diantaranya dapat dijalankan melalui smartphone yang kita miliki. Untuk pembahasan mengenai sistem pada ini akan kita bahas pada artikel berikutnya.